管理用日記帳使用手冊｜昱興會計師事務所

管理用日記帳使用手冊

⚠️ 先記住這一件事

你記的帳，只存在這台裝置的這個瀏覽器裡。

清除瀏覽紀錄、換裝置、換瀏覽器，都會看不到。

所以每個月收尾時，一定要下載一次備份檔。有備份檔，才能把帳還原到下載當時的樣子。

平常超過 7 天沒下載備份檔，工具會在頁面上方提醒你。

00開始前的設定約 3 分鐘

這一章做完，你會有一本可以開始記的帳。

打開工具，「記帳」頁最上面有一張「開始使用」清單。照順序做完五步就好。做完的會自動打勾。

填公司名稱。按「去填」，打上公司的名字。填好按「← 填好了，回到開始使用」。名字會印在報表的抬頭。
設定帳戶。公司有幾個銀行戶頭，就加幾個。只有一個戶頭，按「我只有現金和一個銀行帳戶」跳過。每個戶頭分開記，月底才能和存摺對。
登期初餘額。把開始那天手上的錢、別人欠的、欠別人的登進來。新公司沒有這些，按「我是新公司，沒有期初」。現在還不想登，按「先跳過，之後再登」。這一步會標成「已跳過」，不算完成（進度會寫成「已完成 4／5，1 項跳過」）；之後還是可以回來按「去登期初」，或改按「我是新公司，沒有期初」。沒有登，帳戶餘額會從 0 開始算，之後數字會不對。
記第一筆帳。選一件今天發生的事，回答問題，記下來。記過一次，就知道之後每天怎麼做。
下載第一份備份檔。按「下載備份檔」，把檔案存到隨身碟或雲端硬碟。備份是你的保險。換裝置、清瀏覽器之後，可以用它把帳還原到下載備份當時的樣子。

只加公司名下的帳戶。老闆個人的戶頭不要加進來，那樣公司的現金會被算多。

新增了自己的銀行帳戶之後，原本預設的「銀行存款」會標成「通用（還沒用過）」，排到最後。登期初時，這一格可以不填。

開帳日以前就結算出來、還沒繳的營業稅，登期初時填在「其他負債」，項目選「應付營業稅」。

想先看看別人怎麼記？按「看範例帳」，會直接帶你到「帳本」頁。範例是另外一本，不會動到你的資料。在範例裡，頁面最上面會一直有一條紅色的「範例模式」提示。

範例帳裡記的東西不會保留。看完請按「離開範例」。你在範例裡新增或改過東西，離開前會先問你一次。下次打開工具時如果還停在範例，也會先問你要不要回到自己的帳。

清單最下面還有一項「月底提醒信」。它是選填的，不算在五步裡。做法在第 02 章。

你的資料放在哪裡

你記的帳不會傳給我們。只有你自己按「送出」的東西，我們才收得到。

資料	存放位置	事務所可否讀取
你記的帳、公司名稱、客戶與廠商	這台裝置（這個瀏覽器）	看不到
備份檔	你下載到這台裝置的檔案	看不到
意見回饋	你按「送出」時才傳給我們	只看得到四樣：你寫的文字、你選的分類、你填的稱呼、是哪一頁（系統會自動標上工具名稱與「測試回饋」字樣）。不含你記的帳、公司名稱等帳務資料
月底提醒訂閱	你填了、勾同意、按送出才傳給我們	看得到稱呼、Email、你勾選的同意。系統另外自動帶告知版本和來源頁
網站造訪統計	網站主機（Cloudflare）	只算多少人來、網頁開得快不快。看不出是誰
字型	你的瀏覽器向 Google 拿字型檔	這是瀏覽器和 Google 之間的連線，我們看不到

不相信？自己試一次。先打開工具，再把網路關掉。工具照樣能記帳、能下載備份檔。

要用到網路的只有三件事：打開網頁、送出意見、訂閱提醒。

你沒有訂閱提醒，我們就沒有你的任何聯絡資料。

到「記帳」頁，開始設定 →

01每天：記一筆帳

這一章做完，你會把今天發生的事記成一筆帳。

記帳只有三個動作。你不用決定借方、貸方，工具會幫你配好。

到「記帳」頁，選發生了什麼事。選最接近的一個按鈕。
回答畫面上的問題。只會問這件事需要的問題。欄位名稱是正式用詞。看不懂就點旁邊的「？」；沒有「？」的，查第 05 章。欄位旁邊標「選填」的可以不填；有紅色「＊」的一定要填。
看一下「這筆的意思」。畫面會用白話說這筆帳代表什麼。和你想的一樣，再往下。
按「記下這一筆」。記完會停在同一件事，日期也沿用，方便連續記。換一件事，日期會回到今天。

日期離今天太遠，工具會先問一次。日期比今天晚，或早了一年多，都會問。年份打錯最常見，看一下再決定。

日期要填西元年。年份早於西元 2000 年，或比今年晚超過五年，工具不會收。把民國年打進去就會這樣。

金額只填數字，只記到元。逗號和空格會自動拿掉。打了小數，欄位下面會告訴你會記成多少。金額要大於 0，最多 999,999,999,999。

數字不合理時，工具會先問一次。像帳戶會變成負的、某個客戶或廠商的欠款被扣到變成負的、繳的錢比帳上該繳的多。新增、修改、作廢、取消作廢、沖銷、復原都一樣會問。看清楚再決定。

會讓帳出錯的變更，工具不會存。像借方和貸方金額不相等、同一個會計項目同時在借方和貸方、動到已經結帳上鎖的月份。畫面會告訴你原因，帳會維持原樣。

「部門／專案」「備註」收在「更多（選填）」裡。用不到可以不管它。

十二件事，各自什麼時候用

按鈕	什麼時候用	例子
賣東西、做完服務	貨交出去了，或事情做完了。錢收到沒都先記。	幫客戶做完設計，說好 10,000 元。
買東西、付費用	公司花錢買東西、付費用。	付這個月的房租 20,000 元。
收到客戶的錢	客戶還之前欠的錢，或先給訂金。	上個月的案款，今天匯進來了。
付錢給廠商	把之前欠的錢付掉，或先付訂金。	月底把貨款匯給供應商。
發薪水	把薪水發給員工。	5 日發上個月的薪水。
繳稅、繳勞健保	把錢繳給政府單位。	收到勞保、健保的繳費單，去繳掉。
老闆與公司之間的錢	老闆拿錢進公司，或從公司領錢。	公司錢不夠，老闆先匯 100,000 元進來。
銀行借款、還款	跟銀行借錢進來，或每個月還錢。	這個月還銀行 10,000 元，含本金和利息。
自己的帳戶之間搬錢	公司的錢換一個地方放。	從銀行領 5,000 元當零用金。
退貨、折讓	東西被退回來，或事後少算一點錢。	客戶退了一箱貨，退他 1,000 元。
剛開始用：登期初	第一次用，把開始那天的數字登進來。	開始那天，銀行裡有 300,000 元。
其他（進階）	上面都不適合時才用。這是給會計人員用的。	請記帳人員幫你列出每一行。

記錯了怎麼改

到「帳本」頁，找到那一筆。點右邊的箭頭，把它展開。
要改內容，按「修改」。改好後存下來。序號不變，會留下修改紀錄。序號是記入當時照日期編的，編了就不會變。把日期改到別的月份，序號還是原來的；帳本會在序號下面標「原編於○年○月」。
整筆不要了，按「作廢」。要填原因。作廢的紀錄會留著，之後看得出來發生過什麼事。

剛記完就發現錯了？記帳頁的綠色訊息裡有「修改」和「復原」，直接按就好。之後如果結帳上鎖了，或帳有別的變動，「復原」就不能用，請到「帳本」找那一筆。

修改到一半，不要直接點別的按鈕去記新的一筆。正在修改時改選別的事（例如從「買東西、付費用」點到「自己的帳戶之間搬錢」），畫面會先問你：要把這一筆整筆換成另一種交易，還是放棄修改、另外記一筆新的。選了換成另一種，修改紀錄會留下「情境由○○改為○○」。

修改時，分錄不會被悄悄換掉。只改摘要、憑證號碼、款項負責人、部門／專案、備註、約定日這幾格，存檔後那一筆的分錄和修改前完全一樣，畫面也不會多問。改了金額、日期、帳戶、會計項目、對象或勾選，分錄才會重新產生；和原本不一樣時，存檔前會跳出「這次修改會改到分錄」，把原本的分錄和改後的分錄逐行並列，並寫出哪個月的哪個數字會跟著變。修改紀錄會寫明「分錄沒有變動」或「分錄有變動」。

改到以前用舊記法記的那一筆？改版前記的發薪沖轉、合併的勞健保繳費，或記完之後前面的帳又有變動的紀錄，原本的分錄和現在重算出來的可能不一樣。這時對照框會明講「這一筆原本是用舊的記法記的；存檔後會改用新的記法」。不想換，按「保留原本的記法，只改我動的欄位」。有些情形沒辦法保留（例如金額有改、而原本分在好幾個項目），畫面會說明原因；要維持原本的記法，請取消修改，或把那一筆作廢後重新記一筆。

已經停用的會計項目不會出現在選單。用過它的舊紀錄還是可以打開、修改，畫面會標「已停用」。

已經結帳上鎖的月份不能修改、不能作廢。要更正，請對那一筆按「記一筆沖銷」，再記一筆正確的。同一筆同時只能有一張有效的沖銷。

到「記帳」頁 →到「帳本」頁 →

02月底：收尾與歸檔

這一章做完，你會有一份蓋過章的紙本，和一個備份檔。

一個月過完，花十分鐘把這個月的帳收好。到「對帳」頁，最上面有「月底收尾」清單。先在上方「期間」選要收的那個月。

月底收尾清單在「對帳」頁的最上面。

對存摺、對零用金。在「帳戶對帳」點一個帳戶，填「對帳單餘額」。差額是 0 就對了。餘額對不起來，就是有交易漏記，或帳戶選錯。
看一下報表。看這個月賺多少、手上有多少錢。在「報表」頁選這個月、停留幾秒，這一步就會打勾；還沒到的月份不會打勾。數字怪怪的，現在還能回去改。
列印、蓋章。按「列印這個月」，印出來蓋章，收進資料夾。蓋過章的紙本，是這個月確認過的版本。
結帳上鎖。按「結帳上鎖」。在跳出的視窗選這個月，再按一次「結帳上鎖」。這個月要過完才能上鎖。選單會列出每一個可以結帳的月份，沒有紀錄的月份會標「沒有紀錄」。還有帳戶沒對完，畫面會先列出來問你。見下面的說明。
下載備份檔歸檔。結帳上鎖後按「下載備份檔」，和紙本收在一起。上鎖之前下載的不算，因為那一份裡沒有上鎖的狀態。見下面的說明。

為什麼要結帳上鎖

上鎖之後，那個月和之前的帳不能新增、修改、作廢。

這樣工具裡的數字，就不會被改得和蓋過章的紙本不一樣。

上鎖後才發現錯，也有辦法。到還沒上鎖的月份，記一筆沖銷把錯的抵掉。然後再記一筆對的。

為什麼要備份

你的帳只存在這台裝置的這個瀏覽器。裝置壞了、瀏覽紀錄被清掉，帳就看不到了。

有備份檔，可以把帳還原到下載備份當時的樣子。下載之後才記的帳不在裡面，所以要常常下載。請存到隨身碟或雲端硬碟，不要只放在同一台裝置。

每個月 25 日起，「記帳」頁上面會出現一行提醒，請你先對帳、看報表。月份過完之後，只要上個月還沒結帳上鎖，提醒會一直在，直到你結帳上鎖，或按「這個月不用提醒」。要打開工具才看得到。

「營業稅結轉」是每兩個月把收的稅和付的稅相減，算出這一期要繳多少。結轉之後又改了那一期的帳？「對帳」頁和「報表」頁上面會提醒你，並告訴你差多少。結轉日期如果比這一期的最後一天早，畫面會先問一次：之後到期末之間的發票，要再做一次結轉補上。

月底想把公司負擔的勞保、健保、勞退也算進這個月？在「發薪水」選「估列應付薪資」，把「公司負擔勞保」「公司負擔健保」「公司負擔勞退」一起填（這三格是選填）。隔月繳費時，到「繳稅、繳勞健保」勾「沖轉估列數」，同一筆費用就不會算兩次。帳上有估列數卻沒有勾，畫面會先問一次。繳的比估列的多，多的才算繳費那個月的費用。不填的話，照舊在繳費那個月才算費用。

估列的比實際多，怎麼辦？繳完費（或發完薪）之後，帳上還剩下一截估列數。到「繳稅、繳勞健保」選「沖回估列數」，選是哪一個估列項目、填金額。沖回會減少那個月的費用，沒有錢進出；金額不能超過帳上剩下的估列數。還有款項沒繳、沒發的話，不要沖回。存完一筆之後，表單不會自動帶出下一個估列項目和金額；還要沖回別的，請自己選項目、填金額。

發薪時沖轉應付薪資，應發和估列不一樣多？應發比估列多：估列的全部沖掉，多的算成發薪那個月的薪資支出。應發比估列少：只沖應發的數字，剩下的估列留在帳上；確定是估列多了，再用「沖回估列數」沖回。帳上有估列的應付薪資卻沒有勾「沖轉應付薪資」，畫面會先問一次。

勞保和健保分開記。發薪時代扣的勞保費、健保費各記一個代收款；估列的公司負擔也分勞保、健保、勞退。繳勞保只沖勞保的，繳健保只沖健保的，畫面會顯示各自的帳上餘額。改版前合在一起記的舊項目（「代收款—勞健保自付額」「其他應付費用—勞健保」）還有餘額時，繳費表單會出現「先沖轉舊合併項目」，勾了就先沖舊的，沖到歸零為止。舊紀錄不會被改動。

沖轉看的是「那一天為止」的帳。發薪沖轉應付薪資、繳費沖轉估列數、先沖轉舊合併項目、沖回估列數，最多只沖到「這一筆日期當天為止」帳上有的餘額；日期在它之後才估列的（例如下個月的估列）不算。補記以前日期的帳、修改以前的紀錄，都是同一個算法。勾選格旁邊的帳上餘額，也是算到那一天為止。

「估列和沖轉對不起來」的提醒。應付薪資或估列的公司負擔，如果在某一天變成反向（沖掉的比當時帳上估列的多），「對帳」頁和「報表」頁上面會一直提醒：哪個項目、從哪個月起、最多差多少。常見原因是中間那一筆估列被作廢或改小，或沖轉的日期比估列早。把估列補回來（或取消作廢），或修改那一筆沖轉，提醒才會消失。

日期的先後順序。繳營業稅的日期比結轉早、沖轉估列的日期比估列早、繳代扣款的日期比發薪早，畫面會先問一次（不會擋）。順序顛倒時，費用可能算到別的月份，請先確認日期有沒有填錯。

報表上的「短期應付合計」是什麼？是短期內要付出去的錢：應付款項（含信用卡、代墊）、應付薪資、代收款（代扣待繳）、應付營業稅，加上估列的公司負擔（勞保、健保、勞退），一共五格，五格相加就是合計。某一格有反向餘額（例如營業稅多繳）時，那一項以 0 計，不會把合計扣掉，格子裡會標「反向餘額 ○○，未計入」。銀行借款餘額、預收款項另外列，不在合計裡。這幾個數字和「對帳」頁、會計項目餘額表是同一個算法；餘額表上反向餘額的那一列會標「反向」。

損益旁邊的「未扣存貨」是什麼？這個月有進貨時，它會固定出現。這張表把買進來的貨全部算成買的那個月的成本，月底還沒賣掉的貨沒有扣回來，所以成本會偏高、損益會偏低。買賣業請不要直接拿這個數字當成賺賠。

選「全部期間」時，餘額為什麼有兩個數字？帳上如果有日期在今天之後的紀錄，「報表」頁和「對帳」頁會在最上面講有幾筆，並把現金及銀行存款分成「到今天為止」和「含未來日期」兩個數字。本期損益、本期現金淨增減也一樣分列。這時「報表」頁的管理提示和各明細表，標題會標「（到今天為止）」，數字和卡片上的主數字是同一個算法；「短期應付明細」和「每月趨勢」裡含未來日期紀錄的地方，會另外標「含未來日期」。期間跨了會計年度時，損益那一格會另外寫出本年度的起訖和本年度的損益，和「對帳」頁同一個算法。日期打錯的話，按「看這幾筆」去改。

想知道誰還沒付錢？到「對帳」頁，看「應收帳款明細」。

想要 email 提醒嗎（選填）

怕月底忘記收尾，可以訂閱提醒。每月 25 日，我們寄一封信提醒你。

信裡只有提醒，沒有廣告。不訂閱，工具一樣能用。

到「設定與備份」頁，找到「月底提醒信」。
填 Email。稱呼可以不填。我們要有 Email，才能寄信給你。
點開「個人資料蒐集告知」看一下。看完再勾同意。先知道我們拿 Email 做什麼，再決定要不要給。
按「訂閱」。畫面會先列出要送出的每一項。看過沒問題，再按「確認送出」。你看得到送出了什麼。除了那幾項，不會送出別的。

我們會收到：稱呼、Email、你勾選的同意。系統另外自動帶告知版本和來源頁。

第二個勾選是「稅務資訊」。它是選填的，不勾也能收到每月提醒。

想取消：回覆提醒信寫「退訂」。或用聯絡表單、電話 04-8880097、LINE @003welbr 告訴我們。我們會在三個工作天內刪除，並回信確認。

到「對帳」頁，做月底收尾 →到「設定與備份」頁，訂閱提醒 →

03換裝置、資料不見了

這一章做完，你會用備份檔把帳還原到下載備份那一天的樣子。

換了裝置、換了瀏覽器，或畫面變成空白。方法都一樣：拿備份檔還原。

打開工具。在「開始使用」按「我有備份檔，要接續」。或自己點「設定與備份」頁。
按「從備份檔還原」。
選你之前存的備份檔。檔名開頭是「管理用日記帳備份」，結尾是 .json。
畫面問你要不要取代時，先看清楚。它會列出目前的帳和備份檔各有幾筆、最後一筆是哪一天。對了再按「取代」。

還原是「整本取代」，不是合併。目前畫面上的帳會被備份檔整個換掉。備份檔如果比較舊，之後記的帳會不見。

還原完成時，畫面會跳出「已從備份檔還原」，寫出還原了幾筆、最後一筆的日期。備份檔裡如果有帳戶餘額是負的，或某個對象的餘額是反向的，取代之前的確認框和還原之後都會列出來。這種情形還是可以還原，但請到「對帳」「報表」頁核對。

備份檔點兩下打不開是正常的。它只能從工具的「從備份檔還原」讀回來。

沒有備份檔，資料就找不回來了。所以每月收尾時，一定要下載一次。

備份檔如果被改過、裡面的帳有問題（例如借貸不相等、沖銷和原本那一筆對不起來、單一金額超過記帳時的上限 999,999,999,999），工具會拒絕還原，並告訴你原因。目前的帳不會被動到。遇到這種情形，請把檔案交給我們。

日期超出合理範圍、序號格式不尋常、同一個項目同時在借貸兩邊的紀錄，記帳時會被擋下；備份檔裡有的話照常還原，好讓舊版記的帳還原回來再修正。取代之前的確認框會逐筆列出是哪幾筆、什麼原因；還原後帳本會標「異常」，請逐筆修正。

到「設定與備份」頁 →

04常見問題

這一章看完，你會知道卡住時該按哪裡。

同一本帳開了兩個分頁，會怎樣？

在其中一個分頁存檔後，另一個分頁如果沒有在填東西，會自動換成最新的帳。

另一個分頁如果正在填表單，頂端會出現一行提示。按「載入最新的帳」，表單上填的內容會留著，再按一次存檔就可以。

沒有載入就直接存檔，工具會擋下來，並說明「這本帳在另一個分頁或視窗被改過了。為了不蓋掉那邊的變更，這裡還沒存。」兩邊記的帳都不會被蓋掉。列印、匯出、下載備份檔也一樣，要先載入最新的帳，免得印出舊資料。

兩個分頁剛好在改同一筆？載入最新的帳之後，畫面會跳出對照表，逐欄列出「你開始修改時／那邊改成／覆蓋後存成」。你可以選「保留那邊的版本」「用我這邊的版本覆蓋」，或「回到表單再調整」。選「用我這邊的版本覆蓋」，只會蓋掉你在這一頁改過的欄位；你沒動過、另一個分頁改過的欄位（例如對象已經被改名）會保留那邊的值。那一筆如果已經在另一個分頁被作廢、沖銷，或所在的月份已經結帳上鎖，這邊的修改只能放棄，畫面會說明原因。

兩個分頁都在看範例帳？其中一頁按「離開範例」時，如果另一頁在範例帳裡試記過東西，畫面會先問一次：離開會把範例帳整本清掉，另一頁試記的內容也會消失。

找不到我要記的事，怎麼辦？

先看十二個按鈕裡，哪一個最接近。真的沒有，請用回饋按鈕告訴我們你想記什麼。

我們會把它加成按鈕。

帳上的錢和存摺對不起來，怎麼辦？

到「對帳」頁，點對不起來的那個帳戶。
拿存摺一筆一筆對。對過的打勾。
存摺有、帳上沒有的，補記一筆。
帳上有、存摺沒有的，看是不是帳戶選錯了。到「帳本」按「修改」。

收到訂金，怎麼記？

收到訂金那天。選「收到客戶的錢」。「收款類別」選「預收款項」，「預收標的」選「貨品」或「勞務」。貨品記成預收貨款，勞務（服務）記成預收收入。
之後交貨、或服務做了那天。選「賣東西、做完服務」。「收款狀態」選「預收款項沖轉」，「沖轉項目」選當初記的那一個。預收貨款會轉成銷貨收入，預收收入會轉成勞務收入，不用自己選。

客戶先給的錢，東西還沒交、服務還沒做，還不算賺到。所以要分兩次記。

先付訂金、先付房租，怎麼記？

先付錢那天。選「付錢給廠商」。「付款類別」選「預付款項」，再選「預付標的」：貨品／原料記成預付貨款；設備記成預付設備款；費用再選「費用類別」：房租記成預付租金、保險記成預付保險費、其他記成其他預付費用。代碼由系統帶。
貨到了、或用掉一個月那天。選「買東西、付費用」。「付款狀態」選「預付款項沖轉」，「沖轉項目」選當初記的那一個。預付貨款轉進貨、預付租金轉租金支出、預付保險費轉保險費；其他預付費用自己選費用項目，預付設備款自己選設備項目。

例子：先付三個月房租 60,000，記成預付租金。之後每個月記一筆「預付款項沖轉」20,000，轉成租金支出。一次付超過一年的房租或保險，年底請交給事務所重分類。

改版前記的「預付款項」「預收款項」怎麼辦？舊紀錄不會被改，金額也不變。這兩個舊項目已停用・仍可沖轉：平常不出現在選單；帳上還有餘額時，沖轉時的「沖轉項目」會列出它，可以繼續沖到歸零，但不能沖過頭。沖完歸零，它就不再出現。

老闆先墊錢，怎麼記？

老闆幫公司付錢那天。選「買東西、付費用」。「付款方式」選「股東代墊」。
公司把錢還老闆那天。選「老闆與公司之間的錢」。「往來類別」選「償還股東墊款」。

老闆的錢和公司的錢是兩個不同的錢包。這樣記，才算得出公司還欠老闆多少。

修改或新增一筆，讓「公司欠老闆」變成「老闆欠公司」（或反過來）時，畫面會先問一次，並寫出前後的數字。只是金額增減、方向沒變，不會問。

老闆要增資，怎麼記？

老闆把增資的錢匯進公司那天。選「老闆與公司之間的錢」。「往來類別」選「股東匯入資金」，「款項性質」選「增資」。
回答「變更登記」辦好了沒。已辦妥，記成「資本」。尚未辦妥，先記成「預收股本」。
登記辦好那天。回到「老闆與公司之間的錢」，「往來類別」選「預收股本轉資本」，填要轉的金額。金額不能超過那位股東的預收股本。

例子：老闆 10 月 1 日匯 500,000 元進公司要增資，登記 10 月 20 日才辦好。10 月 1 日先記「預收股本」500,000；10 月 20 日再記一筆「預收股本轉資本」500,000。

登記還沒辦好的錢，先不算資本。分兩步記，帳上的資本才會和公司登記的資本額一樣。

匯費、手續費記在哪裡？

平常收款被扣的手續費、付款時自己付的匯費，工具會記在營業費用的「手續費」。向銀行借款時收的手續費，記在營業外支出的「手續費支出」。

這是這一版才改的。之前已經記好的紀錄不會被改掉，還是留在「手續費支出」；之後新記的才用「手續費」。兩個項目在報表和餘額表上會分開列。

水電、電信是自動扣款，「受款對象」要填什麼？

不用編一個名字。選「買東西、付費用」，付款方式選銀行帳戶。

再勾「自動扣款」。勾了就不用填「受款對象」。還銀行貸款不算，請用「銀行借款、還款」。

帳本的對象欄會顯示「自動扣款」。它不會被加進客戶與廠商名單。

要給記帳人員什麼？

在上方「期間」選要給的那個月。
到「設定與備份」頁，找到「匯出給記帳人員」。
按「分錄明細（一行一個項目）」。檔案是 CSV（一種表格檔），可以用 Excel 打開。
把這個檔案交給記帳人員。

發票、收據請照常保存，並交給記帳人員。

這個可以拿來報稅嗎？

不行。這是內部管理用的紀錄，不取代公司依法應該設置的帳簿與憑證。

報稅與正式帳務，仍以原始憑證和正式會計帳為準。

這裡算的損益沒有算折舊、存貨和期末調整，和報稅數字會不同。

我記的帳，你們看得到嗎？

看不到。你記的帳只存在你這台裝置的瀏覽器，不會上傳。

我們只收得到你自己按「送出」的東西，一共兩種。

一種是意見回饋：你寫的文字、你選的分類、你填的稱呼、是哪一頁。不含你記的帳。

另一種是月底提醒訂閱：稱呼、Email、你勾選的同意，以及系統自動帶的告知版本和來源頁。完整的表在第 00 章，工具裡叫「資料存放位置」。

訂了月底提醒，怎麼取消？

回覆任何一封提醒信，寫「退訂」。或用聯絡表單、電話 04-8880097、LINE @003welbr，告訴我們你訂閱用的 Email。

我們會在三個工作天內刪除，並回信確認。

這不需要你負擔任何費用，也不影響你繼續用工具。

回到工具 →

05名詞對照表

這一章用來查。工具裡的欄位名稱是正式用詞，白話意思都在這裡。

整個流程，四件事

先設定。填公司名稱、加銀行帳戶、登期初餘額。（第 00 章）
每天記帳。選發生了什麼事，回答問題，按「記下這一筆」。（第 01 章）
月底收尾。對存摺、看報表、列印蓋章、結帳上鎖。（第 02 章）
備份。每月下載一次備份檔，存到隨身碟或雲端硬碟。（第 02、03 章）

工具裡大部分正式用詞旁邊有「？」。點一下，就會出現同一句解釋。沒有「？」的用詞，查下面這張表。記帳頁的「📘 整體說明」按鈕也看得到這張表。

用詞和白話意思

用詞	白話意思	例子
應收帳款	東西賣了、事情做完了，客戶還沒付的錢。	幫客戶做完 10,000 元的案子，他說月底付。這 10,000 元就是應收。
應付帳款／應付款項	東西拿了、服務用了，公司還沒付的錢。「應付帳款」只算欠廠商的貨款；「應付款項」再加上信用卡、別人代墊的錢和開出去的票據。	跟廠商進了 5,000 元的貨，月結下個月付。這 5,000 元就是應付。
預收款項	客戶先給的錢，東西還沒交、服務還沒做。還不算賺到。分成兩個項目：賣貨先收的是「預收貨款」，服務先收的是「預收收入」。改版前記的「預收款項」是舊的合併項目，不再新增；帳上還有餘額時可以繼續沖轉到歸零。	客戶先付 3,000 元訂金，貨還沒出。這 3,000 元就是預收。
預付款項	公司先付的錢，東西還沒拿到，或還沒用到。分成預付貨款、預付租金、預付保險費、其他預付費用；買設備先付的叫預付設備款。改版前記的「預付款項」是舊的合併項目，不再新增；帳上還有餘額時可以繼續沖轉到歸零。	先付三個月房租 30,000 元，還沒住到。這 30,000 元就是預付租金。
預付貨款	貨還沒到，先付給廠商的貨款或原料款。貨到了，轉成進貨。	先付 30,000 元訂金給供應商，下個月交貨。交貨那天轉成進貨 30,000。
預付租金	先付、還沒住到（用到）的房租或租金。每過一個月，轉一個月的租金支出。一次付超過一年的，年底請事務所重分類。	先付三個月房租 60,000。每個月轉 20,000 到租金支出。
預付保險費	先付、保障期間還沒過完的保險費。照月份轉成保險費。一次付超過一年的，年底請事務所重分類。	一次付一年車險 12,000。每個月轉 1,000 到保險費。
其他預付費用	房租、保險以外，先付、還沒用到的費用。用掉多少，就轉多少到對應的費用項目。	先付一年軟體訂閱 12,000。每個月轉 1,000 到你選的費用項目。
預付設備款	買設備先付的訂金。設備可以用好幾年，所以它不是預付貨款，也不算費用。設備交來時，轉成設備的成本。	訂一台 300,000 元的機器，先付 100,000。交機那天轉成機器設備 100,000。
預收貨款	賣貨先收的錢，貨還沒交。交貨時轉成銷貨收入。	客戶先付 3,000 元訂金，貨下週出。出貨那天轉成銷貨收入 3,000。
預收收入	服務先收的錢，服務還沒做或還沒做完。做了多少，轉多少成勞務收入。	先收一年顧問費 120,000。每個月做完，轉 10,000 成勞務收入。
代收款	幫別人暫時保管、之後要交出去的錢。不是公司的錢。	發薪水時先扣下員工的勞健保費 500 元，下個月替他繳出去。
進項稅額	買東西時付的營業稅。發票符合規定、買的東西也屬於可以扣抵的，才能拿來抵要繳的稅。	買 100 元的東西付了 105 元。多的 5 元就是進項稅額。
銷項稅額	賣東西時向客人收的 5% 營業稅。這不是公司的錢。	賣 100 元的東西收了 105 元。多的 5 元，先扣掉進項稅額，差額才繳給政府。
留抵稅額	這一期付出去的稅比收進來的多。多的留到下一期再抵。	這期幫政府收了 30 元，自己付了 50 元。多的 20 元，下期可以少繳。
資本	老闆和股東投資給公司、不會拿回去的錢。變更登記辦好了才算資本。會計項目的正式名稱是「資本（或股本）」，股份有限公司叫股本。	開公司時，股東匯進來的 500,000 元資本額。
股東往來	老闆與公司之間借來借去、之後要還的錢。公司欠老闆，或老闆欠公司，都記在這裡。	和資本差在會不會還：要還的是股東往來，不還的是資本。
累積盈虧	公司從以前到現在，總共賺了或賠了多少。	公司去年賺 200,000 元、前年賠 50,000 元。累積盈虧就是賺 150,000 元。
手續費／匯費	銀行或刷卡、收款平台幫忙轉錢時收的費用。匯款時收的叫匯費。平常收款、付款的手續費和匯費，記在營業費用的「手續費」。向銀行借款時收的，記在營業外支出的「手續費支出」。	匯 1,000 元給廠商，銀行另外收 15 元。這 15 元記在「手續費」。
折舊	貴的設備可以用好幾年。所以把買價分成好幾年，慢慢算成費用。	30,000 元的電腦用三年，每年算 10,000 元的費用。
沖銷	記錯了不擦掉。另外記一筆方向相反的，把它抵掉。	多記了 100 元收入，就再記一筆減 100 元。兩筆都留著，看得出改過。
結帳上鎖	這個月的帳確認沒問題後上鎖。之後就不能再改。	報表蓋了章就不再改。要更正，到下個月記一筆沖銷。
會計項目	這筆錢的分類名稱。同一類的錢放在一起，才算得出各花了多少。買東西時，就是選「買的是什麼」。	買筆、買影印紙，都放在「文具用品」這一格。
分錄	會計人員記帳的寫法。每一筆都寫成左右兩邊，兩邊金額一樣。	買 100 元文具付現金：左邊寫文具用品 100，右邊寫現金 100。
款項負責人	實際收下或付出這筆錢的人。不是核准的人，也不是客戶或廠商。可以不填。填了會沿用到下一筆；「無經手人」不沿用。	小明拿零用金去買文具，款項負責人就是小明。匯款、自動扣款沒有人經手，就選「無經手人」。
憑證號碼	證明這筆錢的單據編號。像發票號碼、收據號碼、繳款單號碼、折讓單號碼。	發票上的「AB-12345678」。
二聯式發票	開給一般客人（沒有統編）的發票。金額已經含稅，不另外寫出稅額。	客人買 105 元的東西，發票上只寫 105 元。裡面有 5 元是稅。
三聯式發票	開給公司行號（有統編）的發票。會分開寫出未稅金額和 5% 的稅。	賣 100 元給別家公司，發票寫：銷售額 100、稅額 5、總計 105。
零稅率	稅率是 0%。多用在把貨或服務賣到國外。照樣要申報，只是不向客戶收 5% 的稅。	把 100 元的貨賣到日本，只收 100 元，不加 5 元的稅。
免稅	法律規定不用收營業稅的東西。賣這些東西不向客人收 5% 的稅。	例如賣土地、醫院看病的費用。
免用統一發票	規模很小的商號，不必開發票。要繳多少營業稅，由國稅局直接算好通知。	巷口的小麵攤，不開發票。
應付薪資	員工已經做完工作，公司還沒發的薪水。月底先把這筆欠的薪水記下來。	9 月的薪水 10 月 5 日才發。9 月底時，公司欠員工這筆錢。
摘要	用一句話寫這筆是什麼事：誰、什麼事。	「付 9 月房租」「甲客戶貨款」。
收款帳戶	錢進到公司的哪個帳戶。	客戶匯進台銀活存，就選台銀活存。
付款帳戶	錢從公司的哪個帳戶出去。	用零用金付，就選庫存現金。
轉出帳戶／轉入帳戶	錢從哪個帳戶搬出去，搬進哪個帳戶。	從銀行領 5,000 元零用金：轉出是銀行，轉入是現金。
受款對象	這筆錢付給誰。	匯貨款給丙廠商，受款對象就是丙廠商。
約定收款日／付款日	雙方說好哪一天收錢或付錢。過了還沒收付，系統會標出來。	月結 30 天，9 月 20 日出貨，約定日是 10 月 20 日。
收款狀態／付款狀態	這筆錢現在收了、付了沒有。	貨交了、錢月底才收，是賒銷。當場收到，是現銷。
付款方式	用什麼付的：公司帳戶、公司信用卡，或有人先代墊。	老闆刷自己的卡買文具，選股東代墊。
類別	同一個按鈕裡再分的幾種情況。選最接近的那一種。	收到客戶的錢，分成收回貨款和收訂金。
沖銷金額	這次從欠款裡扣掉多少。也就是對方這次還了多少，或公司這次還了多少。	甲客戶欠 10,000 元，今天還 6,000 元。沖銷金額是 6,000。
實收金額／實付金額	帳戶裡實際進來或出去的錢。收款時被扣了匯費才要填實收金額，沒被扣就留空。	客戶還 10,000 元，被扣匯費 30 元。實收是 9,970。
自動扣款	銀行每月自動從帳戶扣的錢，沒有特定的人要追。	水費、電費、電信費。
信用卡	刷公司卡時，先記公司欠發卡銀行。繳卡費時再還掉。	刷卡買 2,000 元文具，下個月才扣款。
股東	公司的老闆或出資的人。只有一位，就照預設的「老闆」，不用改。	老闆先墊的錢，記在他名下，之後還他。
應發薪資合計	扣掉勞健保、所得稅之前的薪水總數（扣款前的總數）。	薪資清冊最下面的「應發合計」。
實發金額	扣完之後，實際匯給員工的錢。	應發 30,000，扣 1,500，實發 28,500。
薪資所屬月份	這筆薪水是哪個月的工作換來的。	10 月 5 日發的 9 月薪水，所屬月份是 9 月。
公司負擔／員工自付	繳款單上的錢分兩塊。公司出的是費用（勞健保記成保險費，勞退記成退休金）；員工出的，是之前從薪水扣下來的。	勞保費 3,000：公司負擔 2,100，員工自付 900。
繳款總額	繳款單上要繳的總數。	公司負擔加員工自付。
期別	營業稅每兩個月算一次。一期就是兩個月。	9 月到 10 月是一期。
結算結果	這一期算出來要繳多少，或可以留到下期抵多少。	收的稅 1,000，付的稅 600，要繳 400。
借款本金／償還本金	跟銀行借的錢本身。還本金不是費用。	借 500,000 元，每月還 10,000 元本金。
利息費用	借錢要多付給銀行的錢。這才是費用。	這個月還 10,000 元本金，另付 1,250 元利息。
借款期間	多久還完。一年內是短期，超過一年是長期。	三年期的貸款是長期借款。
款項性質	股東匯進來的錢，之後要不要還。要還是股東往來，不還是增資（資本或預收股本）。	周轉用的要還；增資的不用還。
退貨／折讓	退貨是東西退回來。折讓是東西沒退，少算一點錢。	客戶嫌貨有瑕疵，少收 1,000 元，是折讓。
結算方式	退的錢怎麼處理：從欠款裡扣，或直接退現金。	客戶還沒付清，就從他欠的錢裡扣。
開帳日	開始用這本帳的那一天。從這天起記帳；這天以前的事，用期初餘額一次登進來。	從 9 月 1 日開始記，開帳日就是 9 月 1 日。
登記資本額	公司登記上寫的資本額。股份有限公司填實收資本額。	公司登記資本額 500,000 元。
平衡檢查	公司有的，要等於公司欠的加上老闆的本錢。系統幫你對。	資產 100 ＝負債 40 ＋資本與盈虧 60。
部門／專案	這筆錢算在哪個部門或哪個案子。不分就不用填。	業務部、A 客戶專案。
對帳單餘額	存摺或銀行對帳單上的餘額。現金就是實際點出來的錢。	存摺月底寫 320,000 元，就填 320,000。
會計項目餘額表	每個會計項目記了多少、還剩多少。會計人員叫它試算表。	銀行存款借方 320,000，代表戶頭有 320,000 元。
本期損益	這段期間賺或賠多少。收入減掉成本與費用。	收入 100,000，成本與費用 80,000，賺 20,000。
現金及銀行存款	手上所有帳戶的錢加起來。	零用金 5,000 加銀行 300,000。
現金淨增減	這段期間錢實際進來減掉出去。期初帶入的不算。	進 50,000，出 30,000，淨增加 20,000。
營業稅差額	帳上記到的銷項稅額減進項稅額。不等於實際要繳的稅。	收的稅 1,000，付的稅 600，差額 400。
其他資產	現金和應收以外，公司有的東西。	設備、存貨、押金、先付出去的錢。
其他負債	應付帳款以外，公司欠的錢。	銀行借款、欠老闆的錢、收了還沒交貨的訂金。
年度起始月	公司的會計年度從幾月開始。大多數公司是 1 月。	1 月開始，年度就是 1 月到 12 月。
借方／貸方	分錄的左邊叫借方，右邊叫貸方。只是左右兩邊的名字，沒有好壞的意思。	買文具付現金：借方（左）文具用品 100，貸方（右）現金 100。
借貸平衡	一筆分錄左邊的合計等於右邊的合計。不相等就不能記入。	借方合計 100，貸方合計 100，就是平衡。
資產	公司有的東西，和別人欠公司的錢。	現金、銀行存款、設備、客戶還沒付的貨款。
負債	公司欠別人的錢。	還沒付的貨款、銀行借款、收了還沒交貨的訂金。
權益	資產減掉負債之後，屬於老闆和股東的部分。	股東出的本錢，加上公司歷年賺的。
項目類別	一個會計項目屬於哪一類。類別決定它算不算收入、成本或費用，也決定它出現在報表的哪裡。	「文具用品」是營業費用；「辦公設備」是不動產、廠房及設備。
流動資產	現金，和一年內會變成現金或用掉的東西。	銀行存款、客戶欠的貨款、存貨、預付的錢。
不動產、廠房及設備	買來要用好幾年的東西。不算當月費用。	電腦、機器、車子。
流動負債	一年內要還的錢。	欠廠商的貨款、信用卡款、一年內到期的借款。
長期負債	超過一年才要還的錢。	三年期的銀行貸款。
營業收入	做本業賺的錢。	賣貨的錢、做服務收的錢。
營業成本	買來要賣的貨、做產品用的材料。	進了一批貨準備賣出去。
營業費用	平常經營要花的錢。	房租、文具、薪水、水電。
營業外收入	本業以外的收入。	存款利息、補助款。
營業外支出	本業以外的支出。	借款利息、借款手續費、罰款。
成本與費用	營業成本、營業費用、營業外支出加起來。買設備不算在裡面。	進貨 50,000 加房租 20,000 加利息 1,000，成本與費用是 71,000。
未稅／含稅	含稅是加了 5% 營業稅的總數。未稅是不含那 5% 的金額。	含稅 105 元，未稅是 100 元，稅是 5 元。
可扣抵	買東西時付的營業稅，可以拿來抵要繳的營業稅。不是每一張發票都可以，拿不準就先問記帳人員。	付了 5 元的稅，可扣抵的話，這一期就少繳 5 元。
應稅	要加 5% 營業稅的銷售。	一般賣貨、做服務，開 5% 的發票。
代扣／扣繳稅款	發薪水或付某些款項時，先替對方扣下一部分，之後再替他繳出去。扣下來的所得稅叫扣繳稅款。	薪水 30,000，先扣 1,500 的所得稅，下個月繳給國稅局。
勞退金／勞退自提	公司每個月替員工存的退休金叫勞退金。員工自己願意多存、從薪水扣的那一塊叫自提。	公司替員工存一筆；員工自己再從薪水多存 1,000 元，這 1,000 元是自提。
營業稅結轉	每兩個月把收的稅和付的稅相減，算出這一期要繳多少。這一步只是算，還沒付錢。	收的稅 1,000，付的稅 600，結轉後帳上記「該繳 400」。
沖轉	把之前先記在一邊的錢，轉到它真正該在的地方。	之前收的訂金 3,000，交貨時轉成收入，叫預收款項沖轉。
預付標的	先付的錢是買什麼：要賣的貨或原料、自己要用好幾年的設備，還是費用（房租、保險或其他）。系統照你選的帶出會計項目，不用自己找代碼。	先付房租，選「費用」再選「房租」，會記成預付租金。
費用類別	先付的費用是房租、保險，還是其他。房租、保險各有自己的項目，其他的放在「其他預付費用」。	一年的軟體訂閱費，選「其他」。
預收標的	客戶先付的錢，是買貨品還是買勞務（服務）。貨品記成預收貨款，勞務記成預收收入。	客戶先付課程費，選「勞務」。
沖轉項目	這次要抵掉的，是之前先記在哪一個預付或預收項目。只列帳上還有餘額的。	之前先付三個月房租，記在預付租金；這個月用掉一個月，就選預付租金。
估列	錢還沒付，但事情已經發生，先照估計的數字記下來。	9 月的薪水 10 月才發，9 月底先記一筆「還沒發的薪水」。
股東借支	老闆從公司拿錢去用，之後要還回來。	老闆從公司戶頭領 5,000 元自己用。
代墊／墊款	別人先用自己的錢幫公司付，公司之後要還他。	員工自己先付 300 元停車費，公司之後還他。
現銷／賒銷／賒購	現銷是賣的當下就收到錢。賒銷是先交貨、錢之後才收。賒購是先拿貨、錢之後才付。	客戶說月底付，是賒銷。跟廠商月結，是賒購。
銷貨退回／進貨退出	賣出去的東西被客戶退回來，叫銷貨退回。公司把買來的貨退給廠商，叫進貨退出。兩個都是減項：收入變少，或成本變少。	客戶退了一箱貨，收入少 1,000 元。
沖減	從還沒收或還沒付的錢裡直接扣掉。	客戶欠 10,000，退貨 1,000，直接改成欠 9,000。
期初餘額／期末餘額	這段期間開始時有多少，叫期初餘額。結束時有多少，叫期末餘額。	9 月 1 日銀行有 300,000，9 月 30 日有 320,000。
差額	兩個數字相減之後差多少。	存摺 320,000，帳上 319,000，差額 1,000。
作廢	這一筆不算了。它不計入任何合計，但紀錄留著，看得到。	同一張發票記了兩次，把多的那一筆作廢。
序號	每一筆帳的編號。前面是民國年月，後面是當月第幾筆。	11509-003 是 115 年 9 月的第 3 筆。
會計年度	公司算一整年帳的期間，一共十二個月。	1 月開始的公司，會計年度是 1 月到 12 月。
本年度損益	這個會計年度從開始到現在，賺或賠多少。	1 月到 9 月一共賺 200,000。
購置資產	買設備這類用好幾年的東西花的錢。不算當月費用。	買一台 47,250 元的電腦。
現金流入／現金流出	現金和銀行帳戶實際進來的錢、實際出去的錢。帳本和報表算全公司的合計，自己的帳戶之間互轉不算。對帳頁看的是單一帳戶，轉進、轉出這個帳戶也各算一筆。	客戶匯入 10,000 是流入；付房租 20,000 是流出。
用印	在印出來的報表上蓋章，表示看過、確認了。	會計、主管、負責人各蓋一個章。
代碼	政府公布的會計項目表裡，每個項目的四位數編號。顯示「—」的，是那張表沒有給這個項目四位數編號。	庫存現金是 1111。
需記對象	勾了之後，每次用這個項目都要填是哪個客戶或廠商的。這樣才能分開看每個人的餘額。	「存出保證金」要記是押在哪個房東那裡。
已核對	拿存摺一筆一筆比過，這一筆有對上，就打勾。	存摺 9 月 5 日有一筆 3,150，帳上也有，打勾。
解除結帳	把已經上鎖的月份打開，讓它可以再修改。會留下紀錄。	9 月上鎖後發現大錯，解除後回去改。
停用	這個項目不再出現在選單裡。用過它的舊帳照樣算，也還可以修改。	不再使用「廣告費」，就把它停用。
合併	把兩個其實一樣的項目或對象併成一個。舊帳會一起改過去，不能復原。	「丁客戶」和「丁客戶」其實是同一個。
備份檔	把整本帳存成一個檔案。可以用它把帳還原到下載當時的樣子。	每月收尾後下載一份，存到隨身碟。
類型標籤	帳本每一筆前面的小標籤，標出這一筆是哪一類。	收入、成本、費用、營業外支出、設備、押金、收款、付款、薪資、勞保、健保、勞退、扣繳、營業稅結轉、營業稅繳納、估列沖回、借款、帳戶互轉、退貨折讓、費用沖減、設備退回、期初、自列分錄、沖銷、股東往來。增資標「資本」；變更登記還沒辦好的增資款標「預收股本」。
應付營業稅	營業稅結轉之後，算出來要繳、還沒繳的營業稅。	結轉後要繳 400 元。繳掉之前，帳上掛著應付營業稅 400。
借款撥入	銀行把借給公司的錢匯進公司帳戶。這不是收入。	貸款核准後，銀行撥 500,000 元進來。
帳戶	公司放錢的地方：現金、零用金，和公司名下的每一個銀行戶頭。	庫存現金、台銀活存。
對象	這筆帳的另一方是誰：客戶、廠商、員工、銀行或股東。	賣東西給甲客戶，對象就是甲客戶。
發薪日／繳款日／撥款日／扣款日	錢實際從帳戶出去或進來的那一天。	10 月 5 日把薪水匯給員工，發薪日是 10 月 5 日。
月底收尾	一個月過完後做的五件事：對帳、看報表、列印蓋章、結帳上鎖、下載備份。	10 月初花十分鐘，把 9 月的帳收好。
異常紀錄	日期、序號或金額看起來不對的紀錄，或沖銷和原本那一筆對不起來的紀錄。系統會標出來請你看。	把民國 115 年打進西元年的那一筆。
占比	這一項占全部的百分之幾。	房租 20,000，全部費用 80,000，占比 25%。
內建／自訂	內建是工具原本就有的會計項目。自訂是你自己加的。	「文具用品」是內建；你加的「平台費」是自訂。
匯出（CSV）	把帳存成一個表格檔，可以用 Excel 打開，交給記帳人員。	按「分錄明細」，會下載一個 .csv 檔。
未收餘額／未付餘額	到現在還沒收到、或還沒付出去的金額。	甲客戶欠 10,000，還了 6,000，未收餘額是 4,000。
無憑證	這筆支出沒有填發票或收據的號碼。	買了東西卻沒拿發票。
預付款項沖轉	先付的錢，現在東西拿到了、服務用了，把它從預付的項目轉成真正的成本、費用或設備。預付貨款轉進貨，預付租金轉租金支出，預付保險費轉保險費，其他預付費用轉你選的費用，預付設備款轉設備。	先付了三個月房租 60,000，記在預付租金。每過一個月，把 20,000 轉成租金支出。
預收款項沖轉	之前先收的錢，現在貨交了、服務做了，把它從預收的項目轉成收入。預收貨款轉銷貨收入，預收收入轉勞務收入。	之前收了 3,000 元訂金，記在預收貨款。今天交貨，把 3,000 轉成銷貨收入。
估列應付薪資	月底薪水還沒發，先記「公司欠員工這筆薪水」。費用會算在工作的那個月。	8 月的薪水 9 月 5 日才發。8 月 31 日先估列 120,000。
沖轉應付薪資	發薪時，把月底先記的「應付薪資」抵掉。同一筆薪水就不會算成兩次費用。	8 月底估列了 120,000。9 月 5 日發薪時，勾「沖轉應付薪資」。
業主(股東)往來	「股東往來」在會計項目表上的正式名稱。老闆與公司之間借來借去、之後要還的錢。	餘額表和列印上寫「業主(股東)往來」，指的就是股東往來。
其他應付費用	公司還沒付、又不是欠廠商貨款的錢。在這張表裡，刷信用卡還沒繳的、員工或別人先代墊的，都記在這裡。	刷信用卡買文具 2,100，卡費下個月才繳。這 2,100 先記在其他應付費用。
正常餘額	一個會計項目的餘額平常會在哪一邊。資產、成本與費用大多在借方；負債、權益、收入大多在貸方。餘額跑到另一邊，多半是記錯或漏記。	銀行存款的正常餘額在借方。跑到貸方，就是餘額變成負的。
銷貨折讓	東西賣出去之後，客戶沒有退貨，但少收他一些錢。是收入的減項。	貨有一點瑕疵，客戶不退貨，少收 5,000。
進貨折讓	貨進來之後沒有退回去，但廠商少算公司一些錢。是成本的減項。	進的貨有瑕疵，貨留著，廠商退 1,000 給公司。
累計折舊	設備到目前為止，一共已經算掉多少折舊。它是設備成本的減項，所以餘額在貸方。	60,000 的電腦已經算了 20,000 折舊，累計折舊就是 20,000。
帳戶互轉	公司的錢從自己的一個帳戶，搬到自己的另一個帳戶。不是收入，也不是費用。	從銀行領 20,000 當零用金。
長期銀行借款	向銀行借、超過一年才還完的錢。一年內要還完的，記在「銀行借款」。	借了五年期的貸款 1,200,000。
手續費支出	營業外支出的會計項目。這張表只用它記向銀行借款時收的手續費，撥款當下一次算成支出。改版以前記的匯費、手續費，也留在這個項目，不會被改掉。	借 300,000，銀行收 1,000 手續費。這 1,000 記在手續費支出。
手續費	營業費用的會計項目。平常收款被扣的手續費、付款時自己付的匯費，都記在這裡。	客戶匯 10,000，銀行扣 30 元，實收 9,970。這 30 元記在手續費。
預收股本	股東增資的錢已經匯進公司，但公司變更登記還沒辦好。先記在這裡，登記辦好再轉成資本。要記是哪一位股東。	老闆 10 月 1 日匯 500,000 增資，登記 10 月 20 日才辦好。10 月 1 日先記預收股本，10 月 20 日再轉資本。
變更登記	公司增加資本額，要向主管機關辦的登記。辦好了，增資款才算資本；還沒辦好，先記成預收股本。	增資 500,000，登記核准函下來，就是辦好了。
預收股本轉資本	變更登記辦好了，把之前先記在「預收股本」的增資款轉成「資本」。這一筆沒有錢進出。	預收股本 500,000，登記辦好那天轉成資本 500,000。
其他應付費用—勞健保	舊的合併項目。改版前，估列的公司負擔勞保費和健保費合在這裡；現在改成勞保、健保各一個項目，這裡不再新增。舊紀錄不會被改；帳上還有餘額時，繳勞保、健保可以勾「先沖轉舊合併項目」，把它沖到歸零。	改版前估列公司負擔勞健保 9,000。改版後繳勞保時先沖它，沖完為止。
應付退休金費用	月底先估列、還沒繳的公司負擔勞退金。	9 月底估列公司負擔勞退 4,000，10 月繳費時抵掉。
公司負擔勞保／公司負擔健保／公司負擔勞退	公司替員工出的勞保費、健保費和勞退金，三格分開填。估列薪資時一起填，費用就會算在工作的那個月；隔月繳費時勾「沖轉估列數」把它抵掉。可以不填，不填就等繳費那個月才算費用。	9 月薪資 120,000，公司另外負擔勞保 5,000、健保 4,000、勞退 4,000。
沖轉估列數	繳勞保、健保、勞退時，把月底先估列的「公司負擔」抵掉，同一筆費用就不會算兩次。繳的比估列的多，多的才算這個月的費用。	估列 9,000，實際繳 9,200。抵掉 9,000，多的 200 算這個月的保險費。
短期應付合計	短期內要付出去的錢，一共五格：應付款項（含信用卡、代墊）、應付薪資、代收款（從薪水代扣、還沒繳的）、應付營業稅、估列的公司負擔。某一項是反向餘額（例如多繳）時，那一項以 0 計，不會把合計扣掉，畫面會標「反向餘額，未計入」。銀行借款、預收款項另外列，不在合計裡。	應付款項 50,000 加應付薪資 120,000 加代收款 6,000 加應付營業稅 4,000 加估列的公司負擔 9,000，合計 189,000。
代收款（代扣待繳）	發薪水時從員工薪水扣下來、還沒替他繳出去的勞保費、健保費、勞退自提和所得稅。	扣了勞保 1,800、健保 1,200、所得稅 2,000，都還沒繳，代收款就是 5,000。
未扣存貨	這張表把買進來的貨，全部算成買的那個月的成本。月底還沒賣掉的貨（存貨）沒有扣回來，所以有進貨的月份，成本會偏高、損益會偏低。買賣業請不要直接拿這個數字當成賺賠。	這個月進貨 100,000，只賣掉一半。表上的成本是 100,000，實際賣掉的成本只有 50,000。
透支	銀行同意帳戶可以先用到負數，等於向銀行借錢。沒有這個約定，帳戶餘額不會是負的。	帳戶剩 1,000，付了 3,000，餘額變成負 2,000，就是透支。
到今天為止／含未來日期	帳上如果有日期在今天之後的紀錄，現金、應收應付這些餘額，和本期損益、本期現金淨增減，都分成兩個數字：只算到今天的，和把未來日期的紀錄也算進去的。選「全部期間」又跨了會計年度時，損益另外標出本年度的起訖。	今天銀行有 200,000，下個月有一筆已經先記的收款 9,000。到今天為止是 200,000，含未來日期是 209,000。
原編月份	序號是記入當時依日期編的，編了就不會變。之後把日期改到別的月份，序號還是原來的，帳本會標出它原本編在哪個月。	11509-005 的日期改到 10 月，序號仍是 11509-005，旁邊標「原編於 115 年 9 月」。
代收款—代扣勞保費／代收款—代扣健保費	發薪水時從員工薪水扣下來、還沒替他繳出去的勞保費和健保費。勞保、健保各一個項目，看得出哪一個繳清了。	扣勞保 1,800、健保 1,200。繳勞保時沖掉 1,800，健保的 1,200 還掛在帳上。
代收款—勞健保自付額	舊的合併項目。改版前，代扣的勞保費和健保費合在這裡；現在改成勞保、健保各一個項目，這裡不再新增。舊紀錄不會被改；帳上還有餘額時，繳勞保、健保可以勾「先沖轉舊合併項目」，把它沖到歸零。	改版前發薪代扣勞健保 3,500 還沒繳。改版後繳勞保 2,000、繳健保 1,500，都先沖它，沖完歸零。
其他應付費用—勞保／其他應付費用—健保	月底先估列、還沒繳的公司負擔勞保費、健保費。勞保、健保各一個項目，是「其他應付費用」底下的明細。	9 月底估列公司負擔勞保 5,000、健保 4,000，10 月繳費時各自抵掉。
估列的公司負擔	月底先估列、還沒繳的公司負擔勞保、健保、勞退，加起來的餘額。是「短期應付明細」的其中一格。	估列勞保 5,000、健保 4,000、勞退 4,000，都還沒繳，這一格是 13,000。
沖回估列數	月底估列的金額比實際多，繳完費或發完薪之後，帳上還剩下一截估列數，把它沖掉。沖回會減少日期那個月的費用，沒有錢進出。金額不能超過帳上剩下的估列數。還有款項沒繳、沒發時不要沖回。	估列公司負擔健保 4,500，實際只繳 4,200。剩下的 300 沖回，那個月的保險費少 300。
估列項目	要沖回的是哪一個估列：應付薪資，或公司負擔的勞保、健保、勞退。只列帳上還有餘額的。	健保估列多了，就選「其他應付費用—健保」。
先沖轉舊合併項目	改版前，勞保和健保記在同一個代收款、同一個估列項目。帳上那兩個舊項目還有餘額時，繳勞保或健保可以勾這一格：這次繳的先沖舊項目，沖到歸零為止，超過的才沖新的分開項目。	舊代收款還有 3,500。繳勞保員工自付 2,000，先沖舊項目 2,000，舊項目剩 1,500。
已停用・仍可沖轉	改版後不再新增的舊會計項目。平常不出現在選單；帳上還有餘額時可以繼續沖轉，沖到歸零為止。用過它的舊紀錄不會被改動。	「代收款—勞健保自付額」「其他應付費用—勞健保」「預付款項」「預收款項」。
反向餘額	餘額跑到和正常相反的那一邊：資產類出現貸方餘額，或負債類出現借方餘額。多半是原本那一筆還沒記、項目選錯、金額多打，或繳出去的比帳上掛的多。銷項稅額出現借方餘額，通常是這一期只有銷貨退回或折讓、還沒有別的銷項。累計折舊本來就在貸方、股東往來兩邊都可能，不算反向。	應付營業稅是借方 2,500，代表繳的比結轉的多 2,500。
原交易類別	把東西退給廠商、或廠商少算錢時，原本買的那一筆記成什麼：進貨，或費用、設備。進貨用「進貨退出／進貨折讓」；費用或設備從原本的項目直接減回來。	退的是要賣的貨，選進貨。退的是買來自己用的印表機，選費用或設備。
原會計項目	原本買的時候記在哪個費用或設備項目。退回或折讓的金額會從這個項目減回來。	退掉一台記在「辦公設備—成本」的印表機，就選辦公設備—成本。
營業稅結轉（銷項、進項、留抵）	把這一期向客人收的稅（銷項稅額）減掉自己付的稅（進項稅額），再減掉上一期留下來可以抵的（留抵稅額），算出這一期要繳多少。算出來是負的，就留到下一期再抵。	銷項 1,000，進項 600，上期留抵 100，要繳 300。

畫面上其他的欄位和選項

下面這些字沒有「？」，多半是上面用詞的組合。這裡各用一句話說明。標題裡的「本期」是上方選的期間，「期末」是那段期間最後一天，「明細」是把合計拆開逐項列出來。

畫面上的字	白話意思
付款類別、薪資類別、繳納類別、借款類別、退回類別	先選這一筆是哪一種。選了之後，下面要填的欄位會跟著變。
已開立應稅發票／原已開立應稅發票	這筆有開含營業稅的發票（退貨時，指原本那一筆有開）。勾了，工具會把金額拆成未稅金額和營業稅。
已取得可扣抵發票／原取得可扣抵發票	這筆有拿到可以扣抵營業稅的發票（退貨時，指原本那一筆有拿到）。勾了，工具會把金額拆成未稅金額和營業稅。
收款時已開立發票	收訂金的當下就開了發票。
已付款	買的當下就把錢付掉了。
員工代墊	員工先用自己的錢幫公司付，公司之後要還他。
約定付款日	和廠商說好哪一天付錢。
預付餘額	先付給這個對象、到現在還沒用掉的錢。
收回應收帳款	客戶把之前欠的錢付來了。
支付應付款項	公司把之前欠的錢付出去。
最早日期	這個對象還沒結清的款項裡，最早那一筆的日期。
發放薪資	把薪水發給員工。
代扣勞保費、代扣健保費、代扣所得稅、代扣勞退自提	發薪時從員工薪水裡先扣下來，之後替員工繳出去的錢。
員工自提	勞退裡，員工自己另外存的那一部分。
繳納營業稅	把營業稅結轉後算出來要繳的錢繳出去。
繳納金額	這次實際繳出去多少錢。
上期留抵稅額	上一期沒有抵完、留到這一期再抵的營業稅。
股東匯入資金	老闆把錢匯進公司。
償還借款	把向銀行借的錢還回去。
銷貨退回／折讓	客戶把貨退回來，或公司少收客戶一些錢。
進貨退出／折讓	公司把買的東西退給廠商，或廠商少算公司一些錢。原本買的是進貨，記「進貨退出」或「進貨折讓」；原本買的是費用或設備，從原本的項目直接減回來。
進貨、費用或設備	「原交易類別」的選項。原本買的那一筆記成什麼，就選什麼。
沖減應收帳款	不退現金，直接從客戶還欠公司的錢裡扣掉。
沖減應付帳款	不收現金，直接從公司還欠廠商的錢裡扣掉。
退還現金	把錢退給客戶。
收回現金	廠商把錢退給公司。
選填	欄位名稱旁的小標。這一格可以不填。
已辦妥／尚未辦妥	增資的變更登記辦好了沒。已辦妥記成「資本」；尚未辦妥先記成「預收股本」。
增資	「款項性質」的選項。老闆拿錢出來增加公司的資本額，公司不用還。
現銷、賒銷、賒購、短期、長期	選項的名稱。選了之後，選項下面會出現一句白話說明。
短期應付明細	「短期應付合計」拆開來的每一項：應付款項、應付薪資、代收款、應付營業稅、估列的公司負擔。五格相加等於合計。
反向餘額 ○○，未計入	短期應付那一格裡，有項目的餘額跑到相反的那一邊（例如多繳）。這個金額以 0 計，沒有從合計扣掉。
反向	會計項目餘額表上，期末餘額旁的紅色小標。這個項目的餘額在和正常相反的那一邊。
營業成本小計、營業費用小計、營業外支出小計	「成本與費用明細」分成三組，每一組加起來的數字。
沖回金額	「沖回估列數」要沖回多少。不能超過帳上剩下的估列數。
舊合併項目	改版前勞保和健保合在一起記的兩個舊項目：「代收款—勞健保自付額」「其他應付費用—勞健保」。
估列沖回、費用沖減、設備退回	帳本上的類型標籤。「估列沖回」是用「沖回估列數」記的；「費用沖減」「設備退回」是退給廠商或取得折讓、原本買的是費用或設備的那一種。
到今天為止（本期損益、本期現金淨增減）	本期裡有日期在今天之後的紀錄時，損益和現金淨增減先顯示只算到今天的數字，含未來日期的另外寫在下面。
覆蓋後存成	同一筆在兩個分頁都被改過時，對照表最右邊那一欄。你在這一頁改過的欄位用你的；你沒動、另一個分頁改過的欄位保留那邊的值。
原編於○年○月	帳本序號下面的小字。這一筆的日期後來改到別的月份，序號還是當初那個月編的。
勞保、健保、勞退、扣繳、營業稅結轉、營業稅繳納	帳本上的類型標籤。用「繳稅、繳勞健保」記的每一筆，照繳的是哪一種來標。
管理提示	報表頁最上面的幾句話。工具從數字裡看出來、提醒你留意的事。
未收金額	還沒收到的錢。
未付金額	還沒付出去的錢。
本期借方、本期貸方	會計項目餘額表的兩欄。這段期間裡，這個項目記在借方、貸方的金額各加起來是多少。
應付款項明細	「付錢給廠商」表單和報表上的表。列出還沒付清的對象和金額，含信用卡、代墊款和開出去的票據。
借款明細	「銀行借款、還款」選「償還借款」時出現的表。列出還沒還完的借款和本金餘額。
結帳上鎖至	目前鎖到哪一個月。那個月和之前的帳不能新增、修改、作廢。
這次修改會改到分錄	修改一筆紀錄、分錄會和原本不一樣時，存檔前跳出的對照框。左邊是原本的分錄，右邊是改後的分錄，下面寫哪個月的哪個數字會變。
保留原本的記法，只改我動的欄位	對照框上的按鈕。那一筆原本是用舊的記法記的，按了就照原本的記法存，只套用你改的地方。做不到時不會出現，畫面會說明原因。
估列和沖轉對不起來	「對帳」頁、「報表」頁上面的提醒。應付薪資或估列的公司負擔在某一天變成反向，也就是沖掉的比當時估列的多。帳修正之前會一直在。
筆數	有幾筆紀錄。
經手收入、經手成本與費用	這位款項負責人經手的紀錄裡，收入有多少、成本與費用有多少。
缺憑證筆數	支出裡沒有填憑證號碼的，有幾筆。
每月趨勢	把每個月的收入、成本與費用、損益、現金淨增減排在一起看。
退貨折讓、自列分錄	帳本上的類型標籤。「退貨折讓」是用「退貨、折讓」記的；「自列分錄」是用「其他（進階）」自己列借貸記的。

內建的會計項目

工具原本就有的會計項目，名稱和畫面上、餘額表、列印出來的完全一樣。名稱看不懂時，先看它屬於哪一類。

類別	會計項目
流動資產	庫存現金、銀行存款、應收票據、應收帳款、存貨、預付款項（已停用・仍可沖轉）、預付貨款、預付租金、預付保險費、其他預付費用、進項稅額、留抵稅額
不動產、廠房及設備	辦公設備—成本、累計折舊—辦公設備、機器設備—成本、累計折舊—機器設備、運輸設備—成本、累計折舊—運輸設備
其他資產	預付設備款、存出保證金
流動負債	銀行借款、應付票據、應付帳款、應付薪資、應付營業稅、其他應付費用、應付退休金費用、其他應付費用—勞保、其他應付費用—健保、其他應付費用—勞健保（已停用・仍可沖轉）、銷項稅額、預收款項（已停用・仍可沖轉）、預收貨款、預收收入、代收款、代收款—代扣勞保費、代收款—代扣健保費、代收款—勞健保自付額（已停用・仍可沖轉）、代收款—勞退自提、代收款—代扣所得稅
長期負債	長期銀行借款、存入保證金、業主(股東)往來
權益	預收股本、資本（或股本）、累積盈虧
營業收入	銷貨收入、銷貨退回、銷貨折讓、勞務收入
營業外收入	利息收入、其他收入
營業成本	進貨、進貨退出、進貨折讓
營業費用	薪資支出、租金支出、文具用品、旅費、運費、郵電費、修繕費、廣告費、水電瓦斯費、保險費、交際費、稅捐、折舊、伙食費、職工福利、勞務費、退休金、手續費、其他營業費用
營業外支出	利息費用、手續費支出
所得稅	所得稅費用(或利益)